אם חשנו שלעבור דירה עם משפחה זה דבר מורכב וקשה, אז להעביר דירה משרד גדול, זה סיוט אפילו גדול יותר. חברה גדולה מכילה בתוכה יום יום מספר רב של אנשים, ריהוט רב, טכנולוגיה רבה וכו'. יחד עם זאת, החברה לא יכולה פשוט לקחת חופש לשם המעבר או לדחות דברים מסוימים. לכן, המעבר הופך לגבר מורכב, ויש לקחת מספר דברים בחשבון כשעושים אותו – באיזה תאריך לעשות אותו כדי שיתנגש עם כמה שפחות פרויקטים או משימות, האם יש חופשות ברקע, כיצד לבצע את המעבר טכנית, לשריין לכך חלון זמן מתאים ועוד.
בקיצור, זה לא דבר פשוט. אז, איך עושים את זה נכון?
- כפי שכבר כתבנו – נסו לתכנן כמה שיורת זמן מראש. כך, זה ישאיר לכם זמן להתמודד עם דברים שצצים והם לא צפויים, לארגן את לוח הזמנים של החברה בהתאם ועוד. כשאתם עושים זאת, קחו בחשבון שזמן המעבר צריך להיות בזמן שמרבית העובדים נוכחים ויכולים לסייע ולתמוך, נסו לתכנן את הפרוייקטים כך שיתאימו ליום המעבר כך שתוכלו לבצע את המעבר בראש שקט ככל הניתן, תככנו באופן מסודר איזה ריהוט אתם מעבירים למשרד החדש ואיזה ריהוט אתם משאירים או מוכרים, רשמו לכן כמה זמן עבודה יילך לאיבוד במעבר והתכוננו בהתאם.
- תערבו את העובדים – מומלץ לערב את העובדים בלוח הזמנים של המעבר, ולהעביר להם את הנוהל שפתחתם לקראת המעבר. למשל, תסבירו להם מתי בדיוק הם עוברים, איזה ציוד הם צריכים לקחת עמם בזמן המעבר, איך מומלץ להם לקחת אותו, ומתי עליהם להעביר את הציוד שלהם למשרד החדש. סדר בקרב העובדים יוביל גם לסדר במעבר עצמו ויקל על הבלאגן שהמעבר כרוך בו ממילא.
- חברת הובלה – לחברה ההובלה שתבחרו יש תפקיד מכריע בקביעה של איך יום המעבר הולך להראות – לעבר חלק או להיות סיוט מתמשך. לכן, כדאי לסמוך על חברת הובלות אמינה בלבד, שתיהיה חברה גדולה ומקצועית. לשם כך, קראו חוות דעת על חברות ההובלה ובצעו מחקר מקיף אודות החברות השונות כדי לקבל את השירות הטוב ביותר שיגרום ליום הזה להיות מסוד'ר ומהיר ככל הניתן. היות ומעבר משרד גורר איתו השלכות נוספות חוץ מהמעבר עצמו, וצורך בסגירת קצוות רבים יש לוודא עם חברת ההובלה שהיא "על זה" – למשל, פינוי הזבל שנשאר במשרד הישן, תיאום עם ספקים שונים במידת הצורך ועוד – העיקר שיהיה לכם ראש שקט ככל הניתן.
- ציוד רגיש – אם יש לכם ציוד רגיש במשרד, וודאו מראש עם חברת ההובלה שהיא מובילה אותו ברגישות המתאימה ושהיא בעלת ניסיון בתחומים דומים לכך.
- עמידה בלוח הזמנים – אחרי שקבעתם לוח זמנים, עליכם לוודא שאתם עומדים בו. כמובן שלחברת ההובלה תפקיד חשוב בכך ולכן וודאו עם החברה שהם מסונכרנים עם לוח הזמנים שנקבע ויכולים לעמוד בו.
לסיכום, תכננו מראש את המעבר, סגרו את כל הפינות לקראתו ותיעזרו בחברה הובלה גדולה ואמינה – המון בהצלחה!
